சுற்றுலா அழைத்துச் செல்வது என்பது மாணவ, மாணவிகளுக்கு பயனுள்ளதாகவும், வகுப்புகளுகுரிய பாடப்பொருள் சார்ந்தாகவும் அமையுமாறு தலைமையாசிரியர்கள் பார்த்துக் கொள்ள வேண்டும். உடன் வரும் மாணவ, மாணவிகளின் விவரங்கள், பெற்றோர், அலைபேசி, மின்னஞ்சல் உள்ளிட்ட விவரங்கள் அடங்கிய தகவல் இருக்க வேண்டும். அதோடு, பாதுகாப்பு அடையாள அட்டையை ஒவ்வொருவரும் அணிந்திருக்கிறார்களா என்பதையும் ஆசிரியர்கள் உறுதி செய்து கொள்ள வேண்டும். மேலும், முக்கியமாக மாணவர்களுக்கு முதுநிலை ஆசிரியரும், மாணவிகளுக்கு முதுநிலை ஆசிரியை ஆகியோரும் பாதுகாப்புக்கு உடன் செல்ல வேண்டும்.